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Microsoft Teams – Telefonie und mehr

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Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen das primäre Kommunikationsmittel – die klassische Festnetz Telefonie existiert allerdings oft noch parallel. Festnetztelefonate lassen sich, wenn überhaupt, meist nur umständlich im Homeoffice führen. Zudem haben die Anwender neben Outlook & Teams eine zusätzliche Kommunikationsplattform, die alles verkompliziert. An dieser Stelle kommt die Telefonie mit Microsoft Teams ins Spiel.

Was die Teams Telefonie so bedeutend macht? Verschaffen Sie sich mit uns zunächst einen Überblick über die Vorteile des Microsoft Teams Telefonsystem:

  • Eine Kommunikationsplattform weniger für die User 
  • Ein Programm weniger, um das sich die IT kümmern muss
  • Festnetzanrufe auch auf dem Handy (in der Teams App) empfangen

Microsoft Teams verändert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz: Chats, Besprechungen, Apps, Bots, persönlicher Speicher und Anrufe werden in einer Oberfläche zusammengefasst. Viele Organisation leiten aller Unternehmensprozesse mittlerweile ausschließlich über Microsoft Teams. Im folgenden haben wir einige wichtige Features im Detail erläutert:

  1. Änderbare Hintergründe: Benutzer können einen benutzerdefinierten Hintergrund auswählen, wie z.B. das Firmenlogo oder eine Büroumgebung, wenn sie Home Office betreiben. Dies minimiert Ablenkungen und verbessert somit die Effektivität von Remote-Meetings.
  2. Smarte Kamera: Microsoft Teams Rooms wird bald eine weitere Kamera unterstützen, die für Aufnahmen von z.B. einem Whiteboard macht. Dabei nutzt Microsoft Teams Rooms eine neue intelligente Aufnahmetechnik, die die Bilder und Texte von Whiteboards erfasst, fokussiert und in Echtzeit ausbessert. Das verbesserte Bild des Whiteboards wird auch dann übertragen, wenn jemand vor der Kamera steht.
  3. Pinnwand (Whiteboard): Ein digitales Whiteboard während Meetings in Teams. Alle Nutzer können auf dem Whiteboard Inhalte hinzufügen, sogar von einem physischen Whiteboard zum digitalen Whiteboard. Egal, ob man mit im Besprechungsraum sitzt oder nur zugeschaltet wird, jeder Teilnehmer kann aktiv an der Unterhaltung teilnehmen.
  4. Live-Untertitel: Sprachbarrieren, Schwerhörigkeit, laute Umgebung oder auch Taubheit – kein Problem mehr! Durch Untertitel in Echtzeit wird allen Teilnehmern die Möglichkeit geboten, effektiver in Besprechungen zu sein und an den Diskussionen teilhaben zu können.
  5. Sichere, private Kanäle: Sie entscheiden, welche Teammitglieder welche Konversationen und Dateien in einem Kanal sehen können. Schränken Sie einfach die Kanal-Beteiligung und -Präsenz nach Bedarf ein, ohne dass separate Kanal erstellt werden müssen, um die Sichtbarkeit einzugrenzen.
  6. Informationsbarrieren: Informationsbarrieren sollen Interessenskonflikte im Unternehmen verhindern, indem man einschränkt, wer mit wem in Microsoft Teams kommunizieren und zusammenarbeiten kann. Dies trägt dau bei, die Offenlegung von Informationen einzuschränken, indem die Kommunikation zwischen den Informationskennern und Kollegen, die unterschiedliche Interessen vertreten, kontrolliert wird. Dies ist besonders hilfreich für Organisationen, die sich an die Ethical Wall-Anforderungen und andere einschlägige Industriestandards und -vorschriften halten müssen.
  7. Datenverlust-Verhinderung in Chats: Durch das Erstellen von DLP-Richtlinien können Administratoren verhindern, dass vertrauliche Informationen unbeabsichtigt freigegeben oder durchgesickert werden – entweder innerhalb oder außerhalb der Organisation.
  8. Live-Events in Microsoft 365: Erstelle Live- und On-Demand-Events, um Mitarbeitern, Kunden und Partnern eine überzeugende Kommunikation zu bieten. Live-Events verwenden Video- und interaktive Diskussionen in Teams, Stream oder Yammer und können so einfach oder anspruchsvoll sein, wie sie benötigt werden. Bis zu 10.000 Teilnehmer können in Echtzeit von überall her von ihren Geräten teilnehmen, oder aufgrund von Verzögerungen den Inhalt mit leistungsstarken Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) wie automatischer Transkription aufholen.

Live-Interaktion mit dem Heben der Hand

Die Hand heben Funktion ist eine neuere Funktion von Microsoft Teams und ermöglicht eine Erweiterung der Kommunikation innerhalb von größeren Teambesprechungen. Um die Hand zu heben, müssen Sie in der unteren Funktionsleiste auf das Handzeichen klicken. Hierdurch wird in der Teilnehmerübersicht neben Ihrem Namen eine Hand angezeigt. Durch einen erneuten Klick auf die Hand in Ihrer Microsoft Teams Funktionsleiste können Sie die Hand wieder senken. Diese Möglichkeit hat auch der Leiter der Besprechung. Die Hand heben Funktion von Microsoft Teams kann zu mehreren Zwecken verwendet werden:

  • Interesse zur Sprachmeldung bekunden

Moderatoren haben die Möglichkeit die Besprechung besser zu strukturieren, wenn sich diejenigen mittels Handzeichen melden, die sich zum besprochenen Thema äußern wollen. Nachdem sich die Nutzer gemeldet und ihre Punkte zum Ausdruck brachten, kann der Leiter der Besprechung anschließend die Hand des Teilnehmers senken und damit die Übersicht behalten.

  • Abstimmungen durchführen

Sollte es innerhalb der Besprechung zu einer Abstimmung kommen, können mit Handzeichen Zustimmungen der Teilnehmer gezählt werden. Damit kann schnell und unkompliziert zu einer demokratischen Entscheidung gefunden und die Besprechungsdauer reduziert werden.

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